Uploadlijst

By Documenten

Bij het uploaden van documenten vraagt BIMlink om documentdetails, deze kunnen middels een speciale uploadlijst automatisch ingevuld worden. In deze lijst wordt de bestandsnaam gekoppeld aan de documentdetails. Door deze uploadlijst samen met de bestanden te uploaden kunnen de gegevens overgenomen worden.

Uploadlijst maken

De meeste teken- en modelleerpakketten hebben de mogelijkheid om de gegevens uit de onderhoek van een tekening in een Excel-bestand te zetten. Soms is het even wat werk om dat in te stellen, maar het scheelt een berg tijd bij het uploaden van bestanden. Bovenal zorg je ervoor dat de informatie die op BIMlink staat, altijd exact overeenkomt met de informatie uit de onderhoek. Door deze werkwijze te hanteren worden tikfouten bij het invullen van de documentdetails ook uitgesloten.

Download een voorbeeld Excel bestand hier.

Uploadlijst gebruiken

Sleep de Excel-documentenlijst als eerste in het uploadvenster en daarna je bestanden. Op basis van de bestandsnaam worden de gegevens uit het Excel-bestand bij de juiste documenten ingevuld.

De spelregels

Het gebruik van een documentenlijst heeft wel wat spelregels. Zo wordt het Excel-bestand slechts eenmalig uitgelezen zodra het wordt geüpload en daarna verwijderd. Je kan het bestand dus niet hergebruiken en het moet elke keer opnieuw als eerste geplaatst worden bij het uploaden van documenten.

Aan de kolommen in het Excel-bestand worden ook wat eisen gesteld:

  1. Bij het uploaden van een Excel-bestand wordt de inhoud geanalyseerd en wordt het bestand alleen als documentenlijst herkent als er op één regel (de kopregel) de volgende waardes staan:
    1. bestandsnaam
    2. documentnummer
    3. fase
    4. status
  2. Om een bestand te kunnen opslaan zijn ook de volgende waardes vereist, dus het is handig die ook meteen mee te nemen in de documentenlijst:
    1. documentdatum
    2. omschrijving of omschrijving1
    3. wijzigingsnummer of versienummer
    4. producent
  3. Verder zijn er nog een aantal optionele velden die ook uitgelezen en opgeslagen worden bij het document:
    1. omschrijving2
    2. omschrijving3
    3. schaal
    4. papierformaat
    5. bouwdeel
    6. discipline
    7. wijzigingsdatum
    8. wijzigingsomschrijving

De volgorde waarin de kolommen staan en de opmaak van de cellen maken niet uit. Ook heeft alles boven de kopregel geen invloed op de werking van het importeren. Zet daar dus gerust de projectnaam, je contactgegevens en je bedrijfslogo neer. We hebben geprobeerd iets te maken dat zo goed mogelijk aansluit op documentenlijsten die je misschien al binnen je organisatie gebruikt.

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Documenten uploaden

By Documenten

Uploaden

Door middel van Drag-and-drop (1) kunnen tekeningen aan BIMlink worden toegevoegd. Mocht het slepen niet door je browser worden ondersteund dan kan je ook je tekeningen opzoeken en uploaden door ze op te zoeken (2). Controleer wel even of het juist project (3) actief is, anders komen de documenten op de verkeerde plaatst te staan.

1
2
3

Documentdetails

Op BIMlink worden alle documenten van meta-data voorzien. Zo is altijd duidelijk waar het document over gaat, welke status het heeft en wie de producent is. Daarnaast kan deze informatie gebruikt worden om met filters en zoektermen snel de juiste documenten terug te kunnen vinden. Na het uploaden van de documenten vraagt BIMlink de gebruiker om de documentdetails in te vullen.

Om een nieuwe versie bij een bestaand document te plaatsen dient het documentnummer exact overeen te komen. Alleen dan zal BIMlink de nieuwe upload bij de eerdere versies plaatsen. Als het documentnummer al bekend is op BIMlink wordt de informatie ingevuld. Zie de pagina over documentnummers voor meer details.

BIMlink biedt ook de optie om een uploadlijst te gebruiken waarmee de details automatisch ingevuld kunnen worden. Zie de pagina gebruik van uploadlijst voor een nadere uitleg.

Enkele velden zijn verplicht en moeten ingevuld worden om verder te kunnen, het gaat om de velden:

  1. documentnummer (1)
  2. omschrijving 1 (2)
  3. datum (3)
  4. status (4)
  5. fase (5)
  6. wijzigingsnummer (6)
1
2
3
4
5
6

Notificaties

Na het uploaden en invullen van de documentdetails biedt BIMlink de optie om personen te selecteren (1) om te notificeren. Er kan ook een bericht (2) bij geschreven worden om de ontvangers te informeren. Door op de knop opslaan (3) te klikken worden de documenten geplaatst op BIMlink en de notificatie direct per email verzonden.

1
2
3

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Module documenten

By Documenten

De module documenten (1) is ingedeeld in een aantal hoofdstukken (2). Het dashboard biedt een overzicht van alle wijzigingen binnen de module. Daarnaast zijn er een aantal hoofdstukken om de documenten die bij een project geproduceerd worden te kunnen rubriceren:

  • Tekeningen – PDF-bestanden en eventueel dwg-bestanden die tekeningen bevatten dienen hier te worden geplaatst.
  • Modellen – Revit-, IFC-, Sketch-up- en andere modellen vinden hier hun plekje.
  • Documenten – Verslagen, notities en rapporten kunnen hier geplaatst worden in pdf of ander formaat.
  • Foto’s – Al het beeldmateriaal dat bij het project geproduceerd wordt komt hier bij elkaar te staan.
  • Documentatie – Bestanden die binnen het project aan ruimtes en elementen worden gekoppeld in BIMlink worden hier verzameld en weergegeven.
  • Archief – Alle bovenstaande rubrieken waarvan de status niet meer actueel is, maar die wel bewaard moeten blijven kunnen in het archief geplaatst worden. Oudere versies van bestanden worden bij de actieve bestanden bewaard en zijn dus niet in het archief te vinden.
  • Project Manager – De 3D bestanden die middels de project manager geüpload worden komen hier te staan.
  • Controlerondes – Hier wordt een overzicht van alle lopende controlerondes getoond en kunnen gecontroleerde versies geplaatst worden.

Om een specifiek document in de grote bulk te kunnen vinden is het mogelijk om documenten te zoeken en filteren (3). Na een selectie gemaakt te hebben kunnen de documenten ook als .zip gedownload worden, eventueel met bijlagen. Nieuwe documenten kunnen worden geplaatst met de knop blauwe knop uploaden (4) rechts bovenaan het scherm, zie de pagina documenten uploaden voor extra uitleg.

1
2
3
4

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Dagelijkse update

By Persoonlijk

BIMlink biedt de optie om een dagelijkse update per email te sturen. Deze email bevat een samenvatting van alle nieuwe documenten, vragen, taken en controletaken in elk project waar de gebruiker toegang toe heeft.

Dagelijkse Update

Deze dagelijkse update is in of uit te schakelen in het gebruikersaccount. Ga naar het persoonlijke dashboard (1) en kies het hoofdstuk personalia (2). Onder de tab systeeminstellingen (3) staan de instellingen voor de email update. Klik op de knop instellingen wijzigen (4) en kies vervolgens de gewenste instelling bij updates per email (5). Kies wijzigingen opslaan (6) om deze wijzigen op te slaan.

Systeeminstellingen
1
2
3
4
5
6

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Account instellingen

By Persoonlijk

Je komt op deze pagina door naar je Persoonlijke dashboard (1) te gaan en daarna te klikken op Personalia (2), zie de afbeelding onderaan dit artikel voor de genummerde aanwijzingen.

Tabs

De instellingen voor het gebruikersaccount zijn opgedeeld in drie tabs. In iedere tab kan je een andere groep gegevens wijzigen.

  1. Personlia: dit zijn jouw gegevens zoals ze bekend zijn in BIMlink en zoals ze zichtbaar zijn voor andere gebruikers.
  2. Bedrijfsgegevens: hier staan de gegevens van jouw bedrijf zoals ze bekend zijn in BIMlink.
  3. Systeeminstellingen: onder deze instellingen kan het wachtwoord en de voorkeurstaal gewijzigd worden.

Wijzigen

  1. Gegevens wijzigen: Je kan gegevens wijzigen door op de knop met het woord wijzigen te klikken.
  2. Profielfoto wijzigen: Je kan een andere profielfoto uploaden door op de knop profielfoto wijzigen te klikken.
Gebruikersaccount
1
2
3
4
5
6
7

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Persoonlijk dashboard

By Persoonlijk

Het persoonlijke dashboard is waar de gebruiker zijn eigen account kan beheren en al zijn projecten kan volgen. Nieuwe berichten, vragen, actiepunten en controletaken zijn te zien op dit dashboard. Na inloggen ben je als gebruiker direct op de hoogte middels de volgende dashboards:

  1. Actief gebruikersaccount
  2. Gebruikers informatie
  3. Berichten
  4. Actieve projecten
  5. Vragen
  6. Actiepunten
  7. Controletaken
  8. Nieuwe documenten
Persoonlijk Dashboard
1
Actief account: Door op je eigen naam te klikken kom je op jouw persoonlijk dashboard uit.
2
Gebruiker: Dit zijn jouw gegevens zoals ze bekend zijn bij BIMlink.
3
Berichten: Een overzicht van alle berichten die vanuit BIMlink aan jou zijn verstuurd.
4
Actieve projecten: Alle actieve projecten waar de gebruiker toegang toe heeft.
5
Vragen: Vragen aan jou gesteld, de teller laat het aantal met de status “open” zien.
6
Actiepunten: Actiepunten aan jou gericht, de teller laat het aantal met de status “open” zien.
7
Controletaken: Controletaken gericht aan jouw bedrijf, de teller laat het aantal met de status “open” zien.
8
Nieuwe documenten: Een overzicht van onlangs geplaatste documenten in één van jouw actieve projecten.

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Documentnummers

By Documenten

Binnen BIMlink is het documentnummer ontzettend belangrijk. Het hele versiebeheer hangt namelijk af van overeenkomstige documentnummers. Tijdens het uploaden van documenten wordt namelijk gekeken of het documentnummer binnen het betreffende project al bekend is. Als dat het geval is dan wordt het nieuwe document als nieuwere versie van hetzelfde document gekoppeld.

Voor de overzichtelijkheid van de documenten is het ook prettig om een vaste manier te hebben waarin documenten genummerd worden. Dan kan je aan het nummer al zien waar het document over gaat. Eenduidig nummeren van documenten is dus niet alleen voor BIMlink van belang maar ook voor jezelf, je projectteam en alle gebruikers van de informatie die er na jou mee aan de slag gaan.

Wel in documentnummer

Het documentnummer is dus een samenvoeging van meerdere eigenschappen van het document. Enkele belangrijke eigenschappen die onderdeel kunnen zijn van het documentnummer zijn bijvoorbeeld:

  • de producent,
  • fasering,
  • gebouw of bouwdeel,
  • type document.

Niet in documentnummer

Om versies van documenten te kunnen stapelen op BIMlink moeten eigenschappen die per versie wijzigen juist niet in het documentnummer opgenomen worden, bijvoorbeeld de status en wijzigingsnummer.

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

De twee projectmenu’s

By Algemeen No Comments

Via de projectmenu’s kan je wisselen tussen accounts en projecten waar je toegang toe hebt. Omdat je binnen BIMlink toegang kan hebben tot meerdere accounts biedt het projectmenu je de mogelijk te wisselen tussen die accounts. Op die manier hoef je niet voor ieder account opnieuw in te loggen.

Het eerste projectmenu bevindt zich aan de bovenkant van het scherm. Door op het actieve project te klikken opent een pulldown-menu met alle accounts en projecten waar je toegang toe hebt. Alleen via dit menu kan je tussen accounts wisselen.

Als je het handiger vindt dat het projectmenu open blijft staan hebben we nog een tweede menu gemaakt. Door op de drie horizontale streepjes in de linkerbovenhoek te klikken opent het tweede menu met de projecten van het actieve account. Dit menu blijft staan als je tussen pagina’s of projecten wisselt.

Projecten kunnen onderverdeeld zijn in hoofd- en subprojecten. Door deze gelaagdheid aan te brengen is het mogelijk informatie onder te verdelen in kleinere stukken. Hierdoor blijft het overzichtelijk en is het sneller te vinden. Hoe de projecten zijn ingedeeld kan per account en per project verschillen.

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Accounts en (sub)projecten

By Algemeen No Comments

Een account is een verzameling of database van informatie van of één eigenaar, zoals een vastgoedbeheerder, of een project. Een gebruiker kan toegang hebben tot meerdere accounts en kan tussen accounts en projecten navigeren via een van de projectmenu’s.

Binnen BIMlink worden data en documenten niet georganiseerd in een mappenstructuur zoals je die misschien gewend bent van Microsoft Windows. In plaats daarvan kan je een hoofdverdeling maken op bijvoorbeeld projectbasis of bouwfase. Gebruikers zijn volledig vrij in de manier waarop zij de ‘projecten’ inrichten.

Omdat het soms nodig kan zijn om een tweede niveau binnen een project aan te brengen is er de mogelijkheid om subprojecten aan te maken binnen een project. Bijvoorbeeld als een bouwlocatie uit meerdere gebouwen bestaat:

  • Locatie Beuk (hoofdproject)
    1. Hoofdgebouw Stam (subproject)
    2. Bijgebouw Tak (subproject)
    3. Garage Blad (subproject)

Een ander voorbeeld is als je alle vergunningen van een gebouw bij elkaar wil zetten:

  • Vergunningen (hoofdproject)
    1. Omgevingsvergunning (subproject)
    2. Gebruiksmelding (subproject)
    3. Watervergunning (subproject)

Wat handig is om de projecten binnen een account te organiseren hangt af van het type project en welke informatie er beschikbaar is of hoe die gedeeld moet worden. Per (sub)project kan namelijk worden ingesteld welke gebruikers er toegang toe hebben.

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.