Communicatie

Vragen en actiepunten komen in een workflow terecht met een vraag-en-antwoord-spel. De bevraagde moet antwoorden om de status te wijzigen, wanneer het antwoord voldoende is kan de afzender de vraag afhandelen. Afgehandelde communicatie is niet meer aan te passen, maar wel altijd terug te lezen. Alle acties en wijzigingen worden bijgehouden in de actiegeschiedenis (1). Het totale overzicht is te downloaden als een .pdf bestand middels de export (2) knop rechts bovenaan de pagina.

Statussen

• Open – Een nieuwe vraag of actie heeft de status open.
• Urgent – Wanneer de einddatum is verstreken, wijzigt de status naar urgent.
• Antwoord – De communicatie krijgt deze status als er een antwoord gegeven is.
• Afgehandeld – Wanneer de verzender tevreden is met het antwoord kan hij de vraag of actie afhandelen.

Acties

• Communicatie aanmaken – Wanneer een nieuwe vraag of actiepunt wordt geplaatst is de status (3) open.
• Bewerken – De afzender kan zijn bericht of onderwerp altijd nog aanpassen, de einddatum veranderen of een bijlage toevoegen met de knop bewerken (4). Wijzigingen worden altijd bijgehouden in de actiegeschiedenis (1).
• Antwoorden – De ontvanger van het bericht kan de vraag beantwoorden (5) of een actiepunt markeren als afgehandeld met een bericht. Eventueel kan ook hierbij een bijlage geplaatst worden om zaken te verhelderen. Niet alleen de ontvanger, maar ook medewerkers van hetzelfde bedrijf mogen antwoorden. De status zal wijzigen naar antwoord.
• Doorsturen – Zowel de afzender als de ontvanger kunnen de vraag of actie ook doorsturen (6) aan iemand anders omdat zij bijvoorbeeld van mening zijn dat iemand anders het bericht moet afhandelen. De ontvanger kan bijvoorbeeld de vraag doorspelen naar een collega of de afzender kan bedenken dat iemand anders misschien het antwoord heeft.
• Geïnformeerd – Gebruikers kunnen zichzelf toevoegen (7) als geïnformeerde. Het communicatie onderdeel wordt nu toegevoegd aan het betreffende overzicht in het persoonlijke dashboard.
• Reacties – Iedere gebruiker met toegang tot het project kan een reactie geven (8) op een bericht, ook als de vraag niet aan hem gesteld is. Op die manier kan er aanvullende informatie komen van iemand die niet bij het bericht betrokken is.
• Afhandelen – Nadat de vraag of actie beantwoord is, dient de afzender het punt nog af te handelen. De status zal wijzigen naar afgehandeld. Nadat een vraag of actie is afgehandeld kan er niets meer gewijzigd worden.

Een notitie, vraag of actiepunt kan op twee plaatsen in BIMlink aangemaakt worden. Algemene communicatie wordt in de module communicatie van het betreffende project aangemaakt. Wanneer de communicatie van toepassing op een specifiek onderdeel of document is wordt het ook bij dat specifieke element aangemaakt. Het formulier waarmee een bericht kan worden toegevoegd is voor elk communicatie onderdeel en op alle plaatsen grotendeels hetzelfde. Afhankelijk van het type bericht zijn sommige invoervelden echter wel op niet zichtbaar. Een notitie kan bijvoorbeeld geen vervaldatum hebben omdat er geen workflow aan een notitie kan worden gekoppeld.

Algemene communicatie

Een vraag kan ook algemeen zijn of over een gebied in het project gaan en dus niet specifiek op één element gesteld worden. In dat geval kan het bericht bij de overzichtslijst worden toegevoegd (1) en kan handmatig worden ingevuld waar het ‘op van toepassing‘ is. Dit bericht wordt echter nooit aan een specifiek element gekoppeld en is dus alleen zichtbaar in de overzichtslijst.

Communicatie van toepassing op…

Notities, vragen en actiepunten kunnen heel specifiek op één onderdeel of één document van toepassing zijn. In dat geval kan het bericht op het element of document zelf geplaatst worden bij de details van het betreffende element in bijvoorbeeld de module Gebouwelementen of Documenten. Onder de tab communicatie (1) kan met de knop nieuwe notitie of vraag (2) een nieuw communicatie onderdeel aangemaakt worden. Daar wordt automatisch het veld ‘van toepassing op’ ingevuld en blijft het bericht direct zichtbaar bij het element én in de overzichtslijst.

Communicatie aanmaken

Voor een vraag of actiepunt maak je altijd aan één persoon verantwoordelijk waarvan je verwacht dat hij of zij het antwoord weet of dat hij of zij het oplost. Daarom moet je bij een vraag of actie altijd een verantwoordelijke(1) invullen. Bij een notitie is dit optioneel.

Meerdere mensen kunnen worden geïnformeerd (2) over het bericht dat je gaat plaatsen. Deze mensen worden geen actiehouder, maar worden wel geïnformeerd over de voortgang van het bericht. Het is te vergelijk met het gebruik van het CC-veld van een e-mailbericht.

Een bericht heeft wel altijd betrekking op een object in het BIM. Het is dus verstandig om het veld van toepassing op (3) in te vullen. Als het bericht bij een object geplaatst wordt wordt dit automatisch ingevuld.

Het onderwerp (4) wordt getoond in de overzichtslijsten en het is de bedoeling dat deze gebruikt wordt om kort aan te geven waar het bericht over gaat zodat hier snel op gezocht kan worden.

Bij einddatum (5) moet aangegeven worden wanneer je verwacht dat de ontvanger jouw vraag of actie heeft afgehandeld. Hierdoor kan de ontvanger jouw berichten prioriteren en krijgt waarschuwingen als de einddatum gepasseerd is.

Het kan handig zijn om een bijlage (6) bij het bericht te stoppen om het bericht te verduidelijken. Bijvoorbeeld een schets of afbeelding van wat er bedoeld wordt. Deze bijlage is maakt verder geen deel uit van BIMlink en is dus enkel via het communicatie onderdeel te vinden.

In het veld voor het bericht (7) kan je vervolgens de notitie, vraag of actiepunt omschrijven. Het is verstandig om elke vraag en actiepunt in een apart bericht te plaatsen en geen berichten te bundelen. Op die manier kan goed bijgehouden worden hoeveel berichten er nog niet afgehandeld zijn, terwijl als zaken gecombineerd worden een deel misschien wel gedaan is en een ander deel niet waardoor het hele bericht open blijft.

Druk op opslaan (8) om het bericht te plaatsen. De verantwoordelijke persoon zal in de dagelijkse update een melding krijgen dat er een persoonlijk bericht is. Daarnaast zal in zijn dashboard de teller bij het betreffende communicatie onderdeel oplopen.

De module communicatie (1) maakt het mogelijk over alle objecten op BIMlink te communiceren. Binnen deze module wordt alle communicatie binnen het project verzameld. Communicatie op BIMlink is openbaar voor alle betrokken partijen die toegang tot het platform hebben. Iedereen die aan het project werkt is zo op de hoogte van alle openstaande vragen en actiepunten.

Het dashboard (2) geeft een overzicht van alle communicatie. We onderscheiden vier verschillende soorten berichten die gebruikers aan elkaar kunnen sturen:

1. Notities (3) – Notities kunnen gemaakt worden bij bijna elk onderdeel binnen BIMlink. Een notitie is eigenlijk een soort opmerking en er kan geen workflow aan gekoppeld worden. Een notitie kan wel aan een gebruiker gestuurd worden om hem of haar er op te attenderen dat de notitie gemaakt is.
2. Vragen (4) – Als een gebruiker meer wil weten over een onderdeel in BIMlink kan hij een andere gebruiker een vraag stellen over dat onderdeel. Als de gebruiker aan wie de vraag gesteld is een antwoord heeft gegeven kan de vragensteller aangeven of de reactie inderdaad de vraag beantwoord en hiermee akkoord gaan.
3. Actiepunten (5) – Net als bij een vraag kan een actiepunt ook bij een andere gebruiker worden neergelegd. Eigenlijk is dit een vraag om iets te doen. Bijvoorbeeld informatie aan te vullen of de geometrie aan te passen. Als de gebruiker de actie heeft voltooid kan hij dit aangeven in het systeem en kan de afzender controleren of de actie inderdaad naar wens is afgehandeld.
4. Controletaken (6) – Wanneer een document ter controle wordt aangeboden aan een bedrijf, wordt er een controletaak aangemaakt. Het is een specifiek actiepunt dat binnen BIMlink afgehandeld kan worden door een gecontroleerde versie te uploaden of aan te geven geen opmerkingen te hebben.