Documenten

Aan elk document op BIMlink kan een bijlage toegevoegd worden. Van veel tekeningen worden vaak ook .dwg bestanden verstrekt en bij verslagen horen ook de besproken documenten te staan. Het toevoegen van bijlagen kan op drie verschillende manieren.

Bijlage bij één document

Elk document op BIMlink heeft ook een tab bijlagen (1) waar alle bijlagen bekeken kunnen worden, maar ook nieuwe toegevoegd. Rechtsboven staat de knop ‘bijlagen toevoegen’ (2) waarmee het uploadscherm geopend wordt.

Het uploaden van bijlagen gaat op dezelfde manier als andere documenten. De enige uitzondering is dat bij bijlagen iets minder velden verplicht zijn om in te vullen dan bij reguliere documenten. We vereisen minimaal het invullen van de datum (1), fase (2), status (3) en producent (4). BIMlink zal ook aangeven dat het document als bijlage wordt geplaatst, zie de tekst boven de bestandsdetails (5)

Bijlage bij meerdere documenten

Soms is het nodig om meerdere bijlagen tegelijk te plaatsen, bij verschillende documenten. Bijvoorbeeld wanneer achteraf besloten wordt om toch ook de .dwg bestanden bij te voegen. Hiervoor moeten we aanduiden welke bijlage bij welk document hoort. Hier is een speciale uploadlijst voor beschikbaar, deze is hier te downloaden.

Met de normale upload-knop rechtsboven de hoofdstukken voor de verschillende documenttypen zoals tekeningen en documenten kunnen de meerdere bijlagen, tezamen met deze uploadlijst worden geüpload. Zie ook de instructie over het gebruik van uploadlijsten.

Bijlagen bij gebruik normale uploadlijst

In de standaard uploadlijst staat ook een kolom ‘attachments’. In deze kolom kan de bestandsnaam van de bijlage gezet worden. Bij het uploaden wordt dan zowel het document als de bijbehorende bijlagen geplaatst. Heel handig om naast de .pdf ook gelijk de .dwg te uploaden.

Een document op BIMlink doorloopt verschillende statussen en aan die statussen zijn enkele acties gekoppeld zoals controlerondes en goedkeuring. BIMlink kent geen beperkingen in hoe vaak en in welke volgorde documenten met een bepaalde status worden geplaatst. Het voorbeeld hieronder doorloopt de meest gangbare wijze.

Voorlopig

In eerste instantie zal een document de status voorlopig hebben voor zolang er nog aan gewerkt wordt. Het document wordt al wel gedeeld op BIMlink zodat de projectpartners er kennis van kunnen nemen.

Ter controle

Als de producent denkt dat hij zijn document af heeft plaatst hij een nieuwe versie van het document met de status ter controle. Deze versie van het document wordt aan andere bedrijven aangeboden om te controleren en eventueel van commentaar te voorzien. BIMlink herkent de status en geeft de optie om een controleronde te starten, zo krijgen de controlerende bedrijven een controletaak.

Gecontroleerd

Ieder bedrijf produceert een document met de status gecontroleerd en plaatst deze bij het originele document. Hierop staan de opmerkingen en aanvullingen die dat bedrijf op het document heeft. Samen met het originele document met de status ter controle worden de gecontroleerde documenten met elkaar vergeleken. Het kan zijn dat er dubbele of conflicterende opmerkingen op het document gemaakt zijn. In dat geval moet er besloten worden elke opmerking verwerkt zal gaan worden en welke niet.

Eventueel kan een document nogmaals de status ter controle krijgen indien de wijzigingen een grote impact hebben gehad op het document. In dat geval moeten de andere bedrijven nogmaals controleren of alle wijzigingen goed zijn verwerkt.

Definitief

De opmerkingen worden door bedrijf A in het document verwerkt en het document krijgt de status definitief. Van dit document wordt verwacht dat alle betrokken bedrijven akkoord zijn. Enkel documenten met deze status kunnen in de module realisatie goedgekeurd worden.

Een documentnummer is meer dan alleen een bestand. Onder het documentnummer worden alle documentdetails, de verschillende versies van het bestand, eventuele bijlagen, alle communicatie en een actiegeschiedenis bijgehouden.

Tabs

Om de alle details van een documentnummer overzichtelijk te houden zijn ze gerubriceerd in tabs.

1. Basisinformatie – Een korte samenvatting van de belangrijkste informatie
2. Documentdetails – Hier staan de gegevens die de tekening bij het uploaden heeft meegekregen
3. Labels – Tekeningen kunnen gerubriceerd worden met behulp van trefwoorden die per project kunnen worden ingesteld
4. Bijlagen – Bijlagen bij een tekening kunnen hier worden toegevoegd en gedownload (ook oudere versies)
5. Bestandsdetails – Informatie over het bestand zijn hier te vinden
6. Wijzigingsdetails – Informatie over de laatste wijziging van de tekening staat hier overzichtelijk onder elkaar
7. Communicatie – Bij een tekening kunnen notities, vragen en actiepunten gemaakt worden die altijd bewaard blijven, ook als de tekening gewijzigd wordt
8. Controlerondes – Van tekeningen die de status “ter controle” hebben (gehad) staan hier de gecontroleerde versies
9. Versiegeschiedenis – Alle versies van het bestand staan hier bij elkaar en zijn te downloaden
10. Actiegeschiedenis – Alles wat er door wie en wanneer met het bestand gedaan is staat chronologisch onder elkaar

Basisinformatie

De direct link (1) verwijst direct naar dit document en kan gebruikt worden om het document te delen. Voorwaarde is wel dat iemand toegang heeft tot het project op BIMlink. De knop laatste versie downloaden (2) doet precies wat je zou verwachten, je download de laatste versie van dit documentnummer.

Documentdetails

Door op de knop documentdetails wijzigen (1) te drukken verandert het overzicht in een formulier waarmee de gegevens die op de pagina staan gewijzigd kunnen worden. Let op! Dit verandert alleen de informatie in BIMlink. De gegevens die in de onderhoek van de betreffende tekening staan worden niet aangepast.

Versiegeschiedenis

Op BIMlink worden de verschillende versies van hetzelfde bestand verzameld onder het documentnummer. Standaard wordt de laatste versie gedownload, maar bij de versiegeschiedenis kunnen alle versies naar keuze worden gedownload. Klik op het bestand-extensie icoontje (1) om het bestand te downloaden.

Bij het uploaden van documenten vraagt BIMlink om documentdetails, deze kunnen middels een speciale uploadlijst automatisch ingevuld worden. In deze lijst wordt de bestandsnaam gekoppeld aan de documentdetails. Door deze uploadlijst samen met de bestanden te uploaden kunnen de gegevens overgenomen worden.

Uploadlijst maken

De meeste teken- en modelleerpakketten hebben de mogelijkheid om de gegevens uit de onderhoek van een tekening in een Excel-bestand te zetten. Soms is het even wat werk om dat in te stellen, maar het scheelt een berg tijd bij het uploaden van bestanden. Bovenal zorg je ervoor dat de informatie die op BIMlink staat, altijd exact overeenkomt met de informatie uit de onderhoek. Door deze werkwijze te hanteren worden tikfouten bij het invullen van de documentdetails ook uitgesloten.

Download een voorbeeld Excel bestand hier.

Uploadlijst gebruiken

Sleep de Excel-documentenlijst als eerste in het uploadvenster en daarna je bestanden. Op basis van de bestandsnaam worden de gegevens uit het Excel-bestand bij de juiste documenten ingevuld.

De spelregels

Het gebruik van een documentenlijst heeft wel wat spelregels. Zo wordt het Excel-bestand slechts eenmalig uitgelezen zodra het wordt geüpload en daarna verwijderd. Je kan het bestand dus niet hergebruiken en het moet elke keer opnieuw als eerste geplaatst worden bij het uploaden van documenten.

Aan de kolommen in het Excel-bestand worden ook wat eisen gesteld:

1. Bij het uploaden van een Excel-bestand wordt de inhoud geanalyseerd en wordt het bestand alleen als documentenlijst herkent als er op één regel (de kopregel) de volgende waardes staan:
   1. bestandsnaam
   2. documentnummer
   3. fase
   4. status
2. Om een bestand te kunnen opslaan zijn ook de volgende waardes vereist, dus het is handig die ook meteen mee te nemen in de documentenlijst:
   1. documentdatum
   2. omschrijving of omschrijving1
   3. wijzigingsnummer of versienummer
   4. producent
3. Verder zijn er nog een aantal optionele velden die ook uitgelezen en opgeslagen worden bij het document:
   1. omschrijving2
   2. omschrijving3
   3. schaal
   4. papierformaat
   5. bouwdeel
   6. discipline
   7. wijzigingsdatum
   8. wijzigingsomschrijving

De volgorde waarin de kolommen staan en de opmaak van de cellen maken niet uit. Ook heeft alles boven de kopregel geen invloed op de werking van het importeren. Zet daar dus gerust de projectnaam, je contactgegevens en je bedrijfslogo neer. We hebben geprobeerd iets te maken dat zo goed mogelijk aansluit op documentenlijsten die je misschien al binnen je organisatie gebruikt.

Uploaden

Door middel van Drag-and-drop (1) kunnen tekeningen aan BIMlink worden toegevoegd. Mocht het slepen niet door je browser worden ondersteund dan kan je ook je tekeningen opzoeken en uploaden door ze op te zoeken (2). Controleer wel even of het juist project (3) actief is, anders komen de documenten op de verkeerde plaatst te staan.

Documentdetails

Op BIMlink worden alle documenten van meta-data voorzien. Zo is altijd duidelijk waar het document over gaat, welke status het heeft en wie de producent is. Daarnaast kan deze informatie gebruikt worden om met filters en zoektermen snel de juiste documenten terug te kunnen vinden. Na het uploaden van de documenten vraagt BIMlink de gebruiker om de documentdetails in te vullen.

Om een nieuwe versie bij een bestaand document te plaatsen dient het documentnummer exact overeen te komen. Alleen dan zal BIMlink de nieuwe upload bij de eerdere versies plaatsen. Als het documentnummer al bekend is op BIMlink wordt de informatie ingevuld. Zie de pagina over documentnummers voor meer details.

BIMlink biedt ook de optie om een uploadlijst te gebruiken waarmee de details automatisch ingevuld kunnen worden. Zie de pagina gebruik van uploadlijst voor een nadere uitleg.

Enkele velden zijn verplicht en moeten ingevuld worden om verder te kunnen, het gaat om de velden:

1. documentnummer (1)
2. omschrijving 1 (2)
3. datum (3)
4. status (4)
5. fase (5)
6. wijzigingsnummer (6)

Notificaties

Na het uploaden en invullen van de documentdetails biedt BIMlink de optie om personen te selecteren (1) om te notificeren. Er kan ook een bericht (2) bij geschreven worden om de ontvangers te informeren. Door op de knop opslaan (3) te klikken worden de documenten geplaatst op BIMlink en de notificatie direct per email verzonden.

De module documenten (1) is ingedeeld in een aantal hoofdstukken (2). Het dashboard biedt een overzicht van alle wijzigingen binnen de module. Daarnaast zijn er een aantal hoofdstukken om de documenten die bij een project geproduceerd worden te kunnen rubriceren:

• Tekeningen – PDF-bestanden en eventueel dwg-bestanden die tekeningen bevatten dienen hier te worden geplaatst.
• Modellen – Revit-, IFC-, Sketch-up- en andere modellen vinden hier hun plekje.
• Documenten – Verslagen, notities en rapporten kunnen hier geplaatst worden in pdf of ander formaat.
• Foto’s – Al het beeldmateriaal dat bij het project geproduceerd wordt komt hier bij elkaar te staan.
• Documentatie – Bestanden die binnen het project aan ruimtes en elementen worden gekoppeld in BIMlink worden hier verzameld en weergegeven.
• Archief – Alle bovenstaande rubrieken waarvan de status niet meer actueel is, maar die wel bewaard moeten blijven kunnen in het archief geplaatst worden. Oudere versies van bestanden worden bij de actieve bestanden bewaard en zijn dus niet in het archief te vinden.
• Project Manager – De 3D bestanden die middels de project manager geüpload worden komen hier te staan.
• Controlerondes – Hier wordt een overzicht van alle lopende controlerondes getoond en kunnen gecontroleerde versies geplaatst worden.

Om een specifiek document in de grote bulk te kunnen vinden is het mogelijk om documenten te zoeken en filteren (3). Na een selectie gemaakt te hebben kunnen de documenten ook als .zip gedownload worden, eventueel met bijlagen. Nieuwe documenten kunnen worden geplaatst met de knop blauwe knop uploaden (4) rechts bovenaan het scherm, zie de pagina documenten uploaden voor extra uitleg.

Binnen BIMlink is het documentnummer ontzettend belangrijk. Het hele versiebeheer hangt namelijk af van overeenkomstige documentnummers. Tijdens het uploaden van documenten wordt namelijk gekeken of het documentnummer binnen het betreffende project al bekend is. Als dat het geval is dan wordt het nieuwe document als nieuwere versie van hetzelfde document gekoppeld.

Voor de overzichtelijkheid van de documenten is het ook prettig om een vaste manier te hebben waarin documenten genummerd worden. Dan kan je aan het nummer al zien waar het document over gaat. Eenduidig nummeren van documenten is dus niet alleen voor BIMlink van belang maar ook voor jezelf, je projectteam en alle gebruikers van de informatie die er na jou mee aan de slag gaan.

Wel in documentnummer

Het documentnummer is dus een samenvoeging van meerdere eigenschappen van het document. Enkele belangrijke eigenschappen die onderdeel kunnen zijn van het documentnummer zijn bijvoorbeeld:

• de producent,
• fasering,
• gebouw of bouwdeel,
• type document.

Niet in documentnummer

Om versies van documenten te kunnen stapelen op BIMlink moeten eigenschappen die per versie wijzigen juist niet in het documentnummer opgenomen worden, bijvoorbeeld de status en wijzigingsnummer.