Uploadlijst

By Documenten

Bij het uploaden van documenten vraagt BIMlink om documentdetails, deze kunnen middels een speciale uploadlijst automatisch ingevuld worden. In deze lijst wordt de bestandsnaam gekoppeld aan de documentdetails. Door deze uploadlijst samen met de bestanden te uploaden kunnen de gegevens overgenomen worden.

Uploadlijst maken

De meeste teken- en modelleerpakketten hebben de mogelijkheid om de gegevens uit de onderhoek van een tekening in een Excel-bestand te zetten. Soms is het even wat werk om dat in te stellen, maar het scheelt een berg tijd bij het uploaden van bestanden. Bovenal zorg je ervoor dat de informatie die op BIMlink staat, altijd exact overeenkomt met de informatie uit de onderhoek. Door deze werkwijze te hanteren worden tikfouten bij het invullen van de documentdetails ook uitgesloten.

Via de knop ondersteuning (1) is altijd de nieuwste versie van de uploadlijst te downloaden (2).

1
2

De spelregels

Het gebruik van een documentenlijst heeft wel wat spelregels. Zo wordt het Excel-bestand slechts eenmalig uitgelezen zodra het wordt geüpload en daarna verwijderd. Je kan het bestand dus niet hergebruiken en het moet elke keer opnieuw samen met de bestanden worden geupload. Wanneer de uploadlijst voldoet aan de onderstaande eisen wordt deze correct uigelezen:

  1. De bestandsnaam van de uploadlijst bevat het woord “uploadlijst”. Er mag tekst voor of achter geplaatst worden.
  2. De bestandsextensie is .xlsx.
  3. Gebruik dezelfde kolomnamen als in het voorbeeld.
  4. Deze kolomnamen moeten altijd op de 4e regel van het excel bestand staan.
  5. De volgorde van de kolommen maakt niet uit, dit mag dus aangepast worden t.o.v. het voorbeeld.
  6. Regels 1 t/m 3 worden niet uitgelezen, hier mogen projectgegevens, logo’s of eigen toelichtingen geplaatst worden.
  7. Iedere regel met een documentnummer wordt als een bestand gezien. Plaats tussenkopjes dus niet in deze kolom.
  8. In de kolom bestandsnaam moet ook de bestandsextensie staan, bijvoorbeeld: tekening.pdf
  9. De inhoud van cellen moet een exacte match zijn met de ingestelde metadate op BIMlink.

Bij het uploaden zoekt BIMlink de bestandsnamen op in de uploadlijst. Alleen de bestanden die samen met de uploadlijst worden geupload worden dus uitgelezen. De uploadlijst mag dus extra regels voor andere bestanden bevatten, deze worden niet uigelezen. Wel meldt BIMlink dat dit bestand niet gevonden is.

De uploadlijst mag extra informatie bevatten en kan opgemaakt worden met bijvoorbeeld kleuren en tussenkopjes. Zorg ervoor dat deze informatie altijd in een eigen kolom staat, die niet door BIMlink wordt uitgelezen.

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Documentensets

By Documenten

In het hoofdstuk documentensets (1) staan alle documentensets. Sets kunnen gebruikt worden om documenten te bundelen. Bijvoorbeeld alle documenten die voor een bepaalde vergunningsaanvraag. Per document kan de keuze gemaakt worden of er een specifieke versie aan de set wordt toegevoegd, of altijd de laatste versie.

Door op de naam van de set (2) te klikken wordt de betreffende documentenset geopend en kunnen alle documenten bekeken worden. Met de knop toevoegen (3) kunnen nieuwe documentensets aangemaakt worden.

1
2
3

Documenten toevoegen aan een set

Met de knop toevoegen aan documentenset (1) op de detailpagina van het betreffende document kan een specifieke versie van dit document worden toegevoegd aan een documentset naar keuze.

1

Vervolgens verschijnt het scherm ‘Aan documentenset toevoegen’. In het veld toevoegen aan documentenset (1) kan middels een dropdown menu een documentenset gekozen worden. Er zijn twee opties voor het selecteren van een specifieke versie (2):

  • Altijd de laatste versie in de set: met deze optie behoord altijd de laatste versie van dit document tot de documentenset. Wanneer er dus een nieuwe versie wordt geplaatst, vervangt deze de oude versie in de documentenset.
  • Alleen de huidige versie in de set: deze optie voegt specifiek de huidige versie van het document toe aan de documentenset. Deze versie blijft altijd gekoppeld aan deze set.
1
2

Meerdere documenten toevoegen aan een set

Er kunnen ook meerdere documenten tegelijk aan een documentenset toegevoegd worden. Na het maken van een selectie (1) kunnen deze documenten met de knop toevoegen aan documentenset (2) aan een documentenset naar keuze worden toegevoegd.

1
2

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Versiegeschiedenis

By Documenten

Op BIMlink worden de verschillende versies van hetzelfde bestand verzameld onder het documentnummer. Als er een nieuw bestand wordt geüpload met hetzelfde documentnummer, wordt dit als nieuwe versie gezien. Een eenduidige en consequente documentnummering is dus zeer belangrijk binnen een project, lees hier meer over documentnummers.

Standaard wordt de laatste versie gedownload, maar bij de versiegeschiedenis kunnen alle versies naar keuze worden gedownload. De oude versies zijn terug te vinden in het tabblad versies (1) van een document. Klik op het download icoontje (2) om het bestand van de specifieke versie te downloaden. Met de knop versie toevoegen (3) kan eenvoudig een nieuwe versie van dit document geplaatst worden. In dit uploadformulier kunnen enkel de details van deze nieuwe versie worden aangepast, de algemene documentdetails zoals bijvoorbeeld de omschrijving, discipline en producent kunnen niet worden gewijzigd.

1
2
3

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Module documenten

By Documenten

In deze module kunnen alle soorten bestanden worden gerubriceerd en opgeslagen. Het systeem beschikt over een uitgebreid versiebeheer waarbij de verschillende versies van één document gestapeld worden. Van elk bestand wordt bijgehouden wat er met het bestand is gebeurd en wie het wanneer heeft bekeken. Alle documenten zijn gekoppeld aan de ruimtelijke structuur van het gebouw, zodat per gebouw, verdieping, ruimte of zelfs gebouwelement gezocht kan worden naar relevante documenten. BIMlink biedt dus een volwaardig filesharing-systeem (DMS) aan voor uw projecten.

Menu

Het menu van de module documenten is ingedeeld in een paar hoofdstukken (1). Per hoofdstuk zijn er smart views (2) beschikbaar voor het snel filteren van documenten. Ook is onder de projectstructuur (3) de ruimtelijke structuur van de projectfase zichtbaar, met de percelen, gebouwen en verdiepingen waar documenten aan gekoppeld kunnen worden.

1
2
3

Documentdetails

Door op het blauwe documentnummer te klikken worden de documentdetails getoond. Een documentnummer is meer dan alleen een bestand. Onder het documentnummer worden alle documentdetails, de verschillende versies van het bestand, eventuele bijlagen, alle communicatie en een actiegeschiedenis bijgehouden. De details zijn opgedeeld in een aantal tabs:

  1. Document: hier staan de gegevens die het document bij het uploaden heeft meegekregen.
  2. Versies: alle versies van het bestand staan hier bij elkaar en zijn te downloaden. Zie versiegeschiedenis voor meer details.
  3. Bijlagen: alle bijlagen die bij dit bestand horen zijn onder dit tabblad terug te vinden.
  4. Links: documenten binnen dezelfde fase kunnen aan elkaar gelinkt worden. Gelinkte documenten zijn zo eenvoudig terug te vinden en gezamenlijk te downloaden.
  5. Documentensets: de documentensets waar een versie van dit document in voorkomt. Zie documentensets voor meer details.
  6. Communicatie: bij een tekening kunnen notities, vragen en actiepunten gemaakt worden die altijd bewaard blijven, ook als de tekening gewijzigd wordt.
  7. Gebeurtenissen: alles wat door wie en wanneer met het bestand gedaan is staat chronologisch onder elkaar.
1

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Metadata

By Documenten

Documenten in BIMlink maken altijd deel uit van een locatie, project of projectfase. Binnen een projectfase komen heel veel verschillende documenten te staan. Door de documenten te voorzien van metadata zijn ze terug te vinden. Sommige velden kunnen enkel voorgeschreven waarden bevatten, zoals de velden: status, ruimtelijke structuur, discipline, producent en documenttype. Hieronder een overzicht van alle velden bij documenten en welke standaard verplicht zijn gesteld:

  • Documentnummer (verplicht): een uniek nummer of code voor dit document
  • Omschrijving (verplicht): een tekstuele omschrijving van de inhoud van het document
  • Documentdatum (verplicht): de uitgifte datum van de eerste versie van het document
  • Fase (verplicht): de fase van een document komt overeen met de projectfase waarin het document zich bevindt. Een document dat is gekoppeld aan een locatie of project heeft geen fase.
  • Ruimtelijke structuur (verplicht): de ruimtelijke structuur zijn de percelen, gebouwen en verdiepingen zoals deze in de locatie en projecten zijn aangemaakt.
  • Discipline (verplicht): de lijst met disciplines is per account in te stellen. De indeling van disciplines kan sterk verschillen per project.
  • Producent (verplicht): de lijst met producenten is gelijk aan de bedrijven waar de gebruikers van het account bij werken.
  • Labels: een document kan één of meerdere labels toegewezen krijgen om documenten van extra voorgeschreven eigenschappen te voorzien. Labels worden per account door de accountbeheerder ingesteld.
  • Documenttype (verplicht): de documenttypen zorgen voor een eerste onderverdeling van de documenten. Er is gemakkelijk te filteren op typen in de navigatie van de documentenmodule. Er kan een keuze uit standaard documenttype gemaakt worden.

Sommige informatie kan per versie wijzigen, daarom worden deze velden per versie van het document bijgehouden:

  • Wijzigingsnummer (verplicht): nummer of letter om de versie aan te duiden.
  • Wijzigingsomschrijving: omschrijving van de wijzigingen.
  • Wijzigingsdatum (verplicht): datum van de huidige versie.
  • Status (verplicht): een document dient altijd één status toegewezen te krijgen. De statussen zijn per account in te stellen.
  • Schaal: schaal van de tekening.
  • Papierformaat: formaat van het blad, nodig om documenten later te kunnen printen.

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Documenten uploaden

By Documenten

Rechtsboven in het scherm is de knop voor het toevoegen (1) van documenten te vinden. De selectie in het navigatiemenu (2) bepaalt het account, de locatie, het project of de projectfase waar de documenten geplaatst gaan worden. Er zal dus eerst naar de juiste plek op BIMlink genavigeerd moeten worden, voordat documenten geplaatst kunnen worden. Ook dienen uploads opgesplitst te worden als deze bij bijvoorbeeld verschillende fases geplaatst moeten worden.

1
2

Documenten uploaden

Door middel van drag-and-drop (1) kunnen tekeningen aan BIMlink worden toegevoegd. Mocht het slepen niet door je browser worden ondersteund dan kan je ook je tekeningen opzoeken en uploaden door ze op te met de knop bestanden kiezen (2). Kies vervolgens de knop upload (3) om de bestanden naar BIMlink versturen.

1
2
3

Bij het uploaden van documenten vraagt BIMlink om documentdetails, deze kunnen middels een speciale uploadlijst automatisch ingevuld worden. Zie een nadere uitleg in het artikel over uploadlijsten.

Na het uploaden geeft BIMlink een overzicht van de uploads en eventuele foutmeldingen. Klik op de knop wachtrij (1) om verder te gaan.

Persoonlijk wachtrij

De bestanden worden na het uploaden in een persoonlijke wachtrij gezet. Hier kunnen dus meerdere losse upload acties verzameld worden. Alle geüploade bestanden worden per account in deze persoonlijke wachtrij verzameld. Deze persoonlijke wachtrij (1) is ook vanuit de documentenmodule te openen.

1

Bestanden kunnen altijd uit deze wachtrij verwijderd worden door een selectie te maken en de knop verwijderen (1) te gebruiken. De volgende stap in het plaatsen van de documenten is informatie aan geüploade bestanden toevoegen (2). Met een druk op de gelijknamige knop worden alle documenten uit de wachtrij zichtbaar in het volgende scherm.

1
2

Informatie toevoegen aan bestanden

Op BIMlink worden alle documenten van meta-data voorzien. Zo is altijd duidelijk waar het document over gaat, welke status het heeft en wie de producent is. Daarnaast kan deze informatie gebruikt worden om met filters en zoektermen snel de juiste documenten terug te kunnen vinden. Per document wordt een formulier zichtbaar waarin alle metadata ingevuld kan worden.

Om een nieuwe versie bij een bestaand document te plaatsen dient het documentnummer exact overeen te komen. Alleen dan zal BIMlink de nieuwe upload bij de eerdere versies plaatsen. Als het documentnummer al bekend is op BIMlink wordt de informatie ingevuld. Zie de pagina over documentnummers voor meer details.

Enkele velden zijn verplicht en moeten ingevuld worden om het document te kunnen plaatsen:

  • Documentnummer: vrij tekstveld, maar wordt gecontroleerd op syntax.
  • Omschrijving 1: vrij tekstveld, handig voor het zoeken van tekeningen.
  • Documentdatum: datumkeuze, de eerste stand datum van het document.
  • Wijzigingsnummer: vrij tekstveld, het wijzigingsnummer van de huidige versie.
  • Wijzigingsdatum: datumkeuze, de datum van de huidige versie.
  • Status: keuzeveld uit statussen die actief zijn in het account.
  • Ruimtelijke Structuur: keuzeveld om het gebouw en/of verdieping te koppelen.
  • Discipline: keuzelijst uit disciplines die actief zijn in het account.
  • Producent: hier wordt standaard het eigen bedrijf ingevuld.
  • Documenttype: wordt standaard overgenomen op basis van selectie bij het uploaden.
1

Notificaties

Onder aan de lijst met documentdetails kan een notificatie aangemaakt worden. Dit is een begeleidend schrijven bij het plaatsen van de documenten, gericht aan gebruikers op BIMlink. Deze notificatie wordt opgeslagen als bericht op BIMlink en na het plaatsen gelijk verstuurd als email.

Er kunnen één of meer gebruikers worden gekozen (1) om de notificatie aan te versturen. Er is een vrij tekstveld (2) om een bericht in te schrijven. Met de knop opslaan (3) worden de bestanden geplaatst en de notificatie verstuurd.

1
2
3

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Documentnummer

By Documenten

Binnen BIMlink is het documentnummer ontzettend belangrijk. Het hele versiebeheer hangt namelijk af van overeenkomstige documentnummers. Tijdens het uploaden van documenten wordt namelijk gekeken of het documentnummer binnen het betreffende project al bekend is. Als dat het geval is dan wordt het nieuwe document als nieuwere versie van hetzelfde document gekoppeld.

Voor de overzichtelijkheid van de documenten is het ook prettig om een vaste manier te hebben waarin documenten genummerd worden. Dan kan je aan het nummer al zien waar het document over gaat. Eenduidig nummeren van documenten is dus niet alleen voor BIMlink van belang maar ook voor jezelf, je projectteam en alle gebruikers van de informatie die er na jou mee aan de slag gaan.

Wel in documentnummer

Het documentnummer is dus een samenvoeging van meerdere eigenschappen van het document. Enkele belangrijke eigenschappen die onderdeel kunnen zijn van het documentnummer zijn bijvoorbeeld:

  • de producent,
  • fasering,
  • gebouw of bouwdeel,
  • type document.

Niet in documentnummer

Om versies van documenten te kunnen stapelen op BIMlink moeten eigenschappen die per versie wijzigen juist niet in het documentnummer opgenomen worden, bijvoorbeeld de status en wijzigingsnummer.

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.