Workflows

Beoordelingstaken lijken in veel opzichten op controletaken. Verschil is dat er meerdere personen verantwoordelijk kunnen zijn, maar: wie het eerst komt, die het eerst maalt. Daarnaast gaat een workflow niet verder, totdat een beoordelingstaak is afgehandeld. Beoordelingen hebben één van de onderstaande statussen:

1. Open: beoordelingstaak is open
2. Urgent: de deadline van de beoordelingstaak is verstreken.
3. Goedgekeurd: de beoordeling was positief.
4. Afgekeurd: de beoordeling was negatief, er kan eventueel een tekstuele opmerking en/of bestand met opmerking bij geplaatst worden.
5. Geannuleerd: er is een nieuwe documentversie geplaatst, alle actieve taken zijn geannuleerd.

Dashboard

Als er beoordelingstaken open staan binnen een project, worden deze zichtbaar in het dashboard.

1. Open: alle open en urgente beoordelingstaken.
2. Urgent: alle beoordelingstaken waarvan de deadline is verstreken.
3. Voltooid: voltooide beoordelingstaken.
4. Verantwoordelijk: open of urgente beoordelingstaken waar jij verantwoordelijk voor bent.
5. Eigenaar: open of urgente beoordelingstaken op documenten waar jouw bedrijf auteur van is.

Door op één van deze tellers te klikken, wordt het overzicht van controletaken in de communicatiemodule geopend, met de betreffende filters geactiveerd.

Beoordelingstaak afhandelen

Vanuit het overzicht met beoordelingstaken (1) in de communicatiemodule kunnen de taken op drie manieren worden afgerond met de zichtbare knoppen:

2. Goedgekeurd: het document is goedgekeurd.
3. Afgekeurd: het document is afgekeurd.
4. Afgekeurd met reden: afgekeurd met een tekstuele toelichting of opmerkingen als bijlage.

Afhankelijk van de beoordeling, wordt een document zichtbaar in de lijst met afgekeurde of goedgekeurde documenten in de Realisatie module.

Controletaken maken deel uit van een controleronde. Een controleronde is van toepassing op een specifieke documentversie en kan meerdere controletaken bevatten. Een nieuwe controletaak krijgt de status open. Afhankelijk van de deadline en of een taak is afgehandeld door de verantwoordelijke gebruiker, krijgt de taak één van de onderstaande statussen:

1. Open: taak staat open en is nog niet gecontroleerd.
2. Urgent: de deadline van de controleronde is verstreken. Uitkomst van controleronde kan niet meer worden beïnvloed. Zolang de volgende stap in de workflow nog niet afgehandeld is, staan we toe om nog een opmerking te maken.
3. Gecontroleerd: controletaak is afgehandeld met of zonder opmerkingen.
4. Gecontroleerd (te laat): controletaak is afgehandeld terwijl deze urgent was. Het resultaat is dus niet meegeteld in de beoordeling of er wel of geen opmerkingen waren binnen de gehele controleronde. Maar de eventuele opmerkingen kunnen wel op BIMlink worden geplaatst.
5. Gecontroleerd (terwijl geannuleerd): taken die geannuleerd zijn kunnen nog wel afgehandeld worden, maar aangezien de workflow is geannuleerd heeft het geen effect meer.
6. Niet gecontroleerd: een taak die niet gecontroleerd is voordat de volgende stap in de workflow afgerond is.
7. Geannuleerd: wanneer er een nieuwe documentversie geplaatst is, wordt de huidige actieve workflow en alle taken geannuleerd.

Dashboard

Als er controletaken open staan binnen een project, worden deze zichtbaar in het dashboard.

1. Open: alle open en urgente controletaken.
2. Urgent: alle controletaken waarvan de deadline is verstreken.
3. Voltooid: voltooide controletaken.
4. Verantwoordelijk: open of urgente controletaken waar jij hoofdelijke verantwoordelijk voor bent.
5. Eigenaar: open of urgente controletaken op documenten waar jouw bedrijf auteur van is.

Door op één van deze tellers te klikken, wordt het overzicht van controletaken in de communicatiemodule geopend, met de betreffende filters geactiveerd.

Controletaak afhandelen

Een open controletaak kan alleen door de verantwoordelijke gebruiker of zijn collega’s worden afgehandeld met één van de twee opties:

1. Geen opmerkingen
2. Met opmerkingen

In het overzicht van controletaken (1) zien de verantwoordelijken de knop ik heb geen opmerkingen (2), waarmee een taak gelijk afgehandeld kan worden zonder opmerkingen. De detailpagina van een controletaak kan worden geopend via het nummer (3) van de controletaak.

Op deze detailpagina van een controletaak is ook de knop ik heb opmerkingen (1) beschikbaar waarmee een bestand met opmerkingen geplaatst kan worden. Na het kiezen van een bestand (2), wordt de taak afgehandeld met opmerkingen door uploaden (3) te kiezen.

Meerdere controletaken afhandelen

Vanuit het overzicht controletaken zijn de te controleren documenten te eenvoudig te downloaden. Kies het filter ik ben verantwoordelijk (1) of mijn bedrijf is verantwoordelijk om alleen de juiste taken te filteren. Selecteer (2) alle of alleen de gewenste controletaken en download (3) deze vervolgens. Er wordt een .zip bestand gegenereerd met alle te controleren documenten.

De documenten hebben een speciale bestandsnaam waar een unieke code in staat, wijzig deze bestandsnaam niet. Door deze code kan BIMlink herkennen bij welke controletaken de bestanden horen. Open de bestanden en voeg eventueel commentaar toe aan het document. Vervolgens kunnen dezelfde bestanden, met de speciale code in de bestandsnaam, worden geüpload met de knop gecontroleerde documenten plaatsen (4). Na uploaden volgt er een scherm waarin wordt bevestigd welke controletaken zijn afgerond.

Workflows zijn bedoeld om de diverse processen binnen een project te vertalen naar een automatische workflow. Een ingestelde workflow start als er een nieuw document wordt geplaatst dat voldoet aan de vooraf gestelde eisen. Er zijn standaard blokken voor diverse acties, waaronder controlerondes, goedkeuren, stempelen en notificaties. De volgorde, deadlines en voorwaarden van de stappen kan per workflow ingesteld worden. De workflow zal vervolgens automatisch de voortgang bewaken en alle taken coördineren.

Controleronde

Een controleronde heeft de volgende eigenschappen:

1. Omschrijving: omschrijving van de controleronde, enkel ter referentie.
2. Verantwoordelijk: één of meer gebruikers. Per verantwoordelijke persoon wordt een controletaak aangemaakt. Collega’s van hetzelfde bedrijf kunnen elkaars controletaken afronden, maar er is dus altijd één gebruiker hoofdelijk verantwoordelijk.
3. Termijn: aantal dagen dat de controleronde open staat. De deadline van deze taak wordt bepaald aan de hand van de termijn.

Na de termijn wordt de uitkomst van de controletaken binnen de controleronde geëvalueerd en wordt de volgende stap in de workflow gestart. Een controleronde heeft twee uitkomsten:

• Geen opmerkingen: op geen van de controletaken zijn opmerkingen geplaatst. Taken die niet binnen de termijn zijn afgehandeld tellen ook als geen opmerking. De controleronde wacht dus niet totdat alle taken zijn afgehandeld.
• Opmerkingen: op één of meerdere controletaken zijn opmerkingen geplaatst (binnen de termijn).

Beoordeling

Een beoordeling heeft de volgende eigenschappen:

1. Omschrijving: omschrijving van beoordelingstaak, enkel ter referentie.
2. Verantwoordelijk: de gebruikers die gemachtigd worden om de beoordeling uit te voeren. Ieder van deze personen kan de beoordeling afhandelen. Wie het eerst komt, die het eerst maalt. Per beoordeling wordt er dus maar één beoordelingstaak aangemaakt.
3. Termijn: het aantal dagen dat de beoordeling open staat, na de termijn wordt de beoordelingstaak urgent, maar de workflow gaat pas verder als de taak is afgehandeld.

In tegenstelling tot de controleronde, wordt een beoordeling pas geëvalueerd als de taak is afgehandeld. De termijn dient enkel ter informatie. Een beoordeling heeft twee uitkomsten:

• Goedgekeurd: de beoordeling was positief.
• Afgekeurd: de beoordeling was negatief, eventueel kan er een toelichting in de vorm van tekst of een bijlage geplaatst worden.

Stempel

Met dit blokje wordt er een stempel geplaatst op het document. Er kan worden gekozen uit één van de documentstempels uit het account.

Notificatie

Een notificatie stuurt een BIMlink notificatie naar de geselecteerde ontvangers. Deze notificatie wordt per email verzonden, maar wordt ook opgeslagen in het persoonlijk dashboard van de gebruiker. Per document in een workflow wordt er een aparte notificatie gestuurd.

1. Onderwerp: het onderwerp van het bericht, ook het onderwerp van de email die verstuurd wordt.
2. Ontvangers: de gebruikers die de notificatie ontvangen.
3. Bericht: een tekstuele toelichting