Module communicatie

By | Communicatie

De module communicatie maakt het mogelijk over alle objecten op BIMlink te communiceren. Binnen deze module wordt alle communicatie binnen het project verzameld. Communicatie op BIMlink is openbaar voor alle betrokken partijen die toegang tot het platform hebben. Iedereen die aan het project werkt is zo op de hoogte van alle openstaande vragen en actiepunten.

Soorten communicatie

Binnen de module communicatie zijn er verschillende soorten berichten die gebruikers aan elkaar kunnen sturen:

  • Actiepunten: een actiepunt wordt aan een specifieke gebruiker gegeven. Eigenlijk is dit een vraag om iets te doen. Bijvoorbeeld informatie aan te vullen of de geometrie aan te passen. Als de gebruiker de actie heeft voltooid kan hij dit aangeven in het systeem en kan de afzender controleren of de actie inderdaad naar wens is afgehandeld.
  • Notities: notities kunnen gemaakt worden bij bijna elk onderdeel binnen BIMlink. Een notitie is eigenlijk een soort opmerking en er kan geen workflow aan gekoppeld worden. Een notitie kan wel aan een gebruiker gestuurd worden om hem of haar er op te attenderen dat de notitie gemaakt is.
  • Vragen: als een gebruiker meer wil weten over een onderdeel in BIMlink kan hij een andere gebruiker een vraag stellen over dat onderdeel. Wanneer de gebruiker aan wie de vraag gesteld is een antwoord heeft gegeven kan de vragensteller aangeven of de reactie inderdaad de vraag beantwoord en hiermee akkoord gaan.

Daarnaast zijn er ook nog items die door workflows worden aangemaakt:

  • Controletaken: één of meerdere bedrijven krijgen de taak om een document te controleren. Een controletaak kan worden afgehandeld met of zonder opmerkingen.
  • Beoordelingstaken: één of meerdere personen krijgen de taak om een document goed of af te keuren.

Lees verder over het toevoegen van communicatie of de workflow van communicatie items.

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Communicatie toevoegen

By | Communicatie

Een notitie, vraag of actiepunt kan op twee plaatsen in BIMlink aangemaakt worden. Algemene communicatie wordt in de module communicatie van het betreffende project aangemaakt. Wanneer de communicatie van toepassing op een specifiek onderdeel of document is wordt het ook bij dat specifieke element aangemaakt. Het formulier waarmee een bericht kan worden toegevoegd is voor elk communicatieonderdeel en op alle plaatsen grotendeels hetzelfde. Afhankelijk van het type bericht zijn sommige invoervelden echter wel op niet zichtbaar. Een notitie kan bijvoorbeeld geen vervaldatum hebben omdat er geen workflow aan een notitie kan worden gekoppeld.

Algemene communicatie

Een vraag kan ook algemeen zijn of over een gebied in het project gaan en dus niet specifiek op één element gesteld worden. In dat geval kan het bericht bij de overzichtslijst worden toegevoegd (1). Het bericht is dan van toepassing op de geselecteerde fase, het project of de locatie. Dit bericht wordt echter nooit aan een specifiek element gekoppeld en is dus alleen zichtbaar in de overzichtslijst.

1

Communicatie van toepassing op…

Notities, vragen en actiepunten kunnen heel specifiek op één onderdeel of één document van toepassing zijn. In dat geval kan het bericht op het element of document zelf geplaatst worden bij de details van het betreffende element in bijvoorbeeld de module Gebouwelementen of Documenten. Onder de tab communicatie (1) kan met de knop nieuwe notitie, vraag of actiepunt (2) een nieuw communicatieonderdeel aangemaakt worden. Daar wordt automatisch het veld ‘van toepassing op’ ingevuld en blijft het bericht direct zichtbaar bij het element én in de overzichtslijst.

1

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.

Workflow communicatie

By | Communicatie

Vragen en actiepunten komen in een workflow terecht met een vraag-en-antwoord-spel. De bevraagde moet antwoorden om de status te wijzigen, wanneer het antwoord voldoende is kan de afzender de vraag afhandelen. Afgehandelde communicatie is niet meer aan te passen, maar wel altijd terug te lezen. Alle acties en wijzigingen worden bijgehouden in de gebeurtenissen (1).

Statussen

  • Open – Een nieuwe vraag of actie heeft de status open.
  • Urgent – Wanneer de einddatum is verstreken, wijzigt de status naar urgent.
  • Antwoord – De communicatie krijgt deze status als er een antwoord gegeven is.
  • Afgehandeld – Wanneer de verzender tevreden is met het antwoord kan hij de vraag of actie afhandelen.

Acties

  • Communicatie aanmaken – Wanneer een nieuwe vraag of actiepunt wordt geplaatst is de status open (2).
  • Bewerken – De afzender kan zijn bericht of onderwerp altijd nog aanpassen, de einddatum veranderen of een bijlage toevoegen met de knop bewerken (3). Een bericht kan na plaatsen altijd nog door de afzender worden geannuleerd. Wijzigingen worden altijd bijgehouden in de gebeurtenissen (1).
  • Antwoorden – De ontvanger van het bericht kan de vraag beantwoorden (4) of een actiepunt markeren als afgehandeld met een bericht. Eventueel kan ook hierbij een bijlage geplaatst worden om zaken te verhelderen. Niet alleen de ontvanger, maar ook medewerkers van hetzelfde bedrijf mogen antwoorden. De status zal wijzigen naar beantwoord.
  • Geïnformeerd – Gebruikers kunnen zichzelf toevoegen (5) als geïnformeerde. Het communicatie onderdeel wordt nu toegevoegd aan het betreffende overzicht in het persoonlijke dashboard.
  • Reacties – Iedere gebruiker met toegang tot het project kan een opmerking toevoegen (6) op een bericht, ook als de vraag niet aan hem gesteld is. Op die manier kan er aanvullende informatie komen van iemand die niet bij het bericht betrokken is.
  • Afhandelen – Nadat de vraag of actie beantwoord is, dient de afzender het punt nog af te handelen. De status zal wijzigen naar afgehandeld. Nadat een vraag of actie is afgehandeld kan er niets meer gewijzigd worden.
1
2
3
4
5
6

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.