Een notitie, vraag of actiepunt kan op twee plaatsen in BIMlink aangemaakt worden. Algemene communicatie wordt in de module communicatie van het betreffende project aangemaakt. Wanneer de communicatie van toepassing op een specifiek onderdeel of document is wordt het ook bij dat specifieke element aangemaakt. Het formulier waarmee een bericht kan worden toegevoegd is voor elk communicatie onderdeel en op alle plaatsen grotendeels hetzelfde. Afhankelijk van het type bericht zijn sommige invoervelden echter wel op niet zichtbaar. Een notitie kan bijvoorbeeld geen vervaldatum hebben omdat er geen workflow aan een notitie kan worden gekoppeld.
Algemene communicatie
Een vraag kan ook algemeen zijn of over een gebied in het project gaan en dus niet specifiek op één element gesteld worden. In dat geval kan het bericht bij de overzichtslijst worden toegevoegd (1) en kan handmatig worden ingevuld waar het ‘op van toepassing‘ is. Dit bericht wordt echter nooit aan een specifiek element gekoppeld en is dus alleen zichtbaar in de overzichtslijst.
Communicatie van toepassing op…
Notities, vragen en actiepunten kunnen heel specifiek op één onderdeel of één document van toepassing zijn. In dat geval kan het bericht op het element of document zelf geplaatst worden bij de details van het betreffende element in bijvoorbeeld de module Gebouwelementen of Documenten. Onder de tab communicatie (1) kan met de knop nieuwe notitie of vraag (2) een nieuw communicatie onderdeel aangemaakt worden. Daar wordt automatisch het veld ‘van toepassing op’ ingevuld en blijft het bericht direct zichtbaar bij het element én in de overzichtslijst.
Communicatie aanmaken
Voor een vraag of actiepunt maak je altijd aan één persoon verantwoordelijk waarvan je verwacht dat hij of zij het antwoord weet of dat hij of zij het oplost. Daarom moet je bij een vraag of actie altijd een verantwoordelijke(1) invullen. Bij een notitie is dit optioneel.
Meerdere mensen kunnen worden geïnformeerd (2) over het bericht dat je gaat plaatsen. Deze mensen worden geen actiehouder, maar worden wel geïnformeerd over de voortgang van het bericht. Het is te vergelijk met het gebruik van het CC-veld van een e-mailbericht.
Een bericht heeft wel altijd betrekking op een object in het BIM. Het is dus verstandig om het veld van toepassing op (3) in te vullen. Als het bericht bij een object geplaatst wordt wordt dit automatisch ingevuld.
Het onderwerp (4) wordt getoond in de overzichtslijsten en het is de bedoeling dat deze gebruikt wordt om kort aan te geven waar het bericht over gaat zodat hier snel op gezocht kan worden.
Bij einddatum (5) moet aangegeven worden wanneer je verwacht dat de ontvanger jouw vraag of actie heeft afgehandeld. Hierdoor kan de ontvanger jouw berichten prioriteren en krijgt waarschuwingen als de einddatum gepasseerd is.
Het kan handig zijn om een bijlage (6) bij het bericht te stoppen om het bericht te verduidelijken. Bijvoorbeeld een schets of afbeelding van wat er bedoeld wordt. Deze bijlage is maakt verder geen deel uit van BIMlink en is dus enkel via het communicatie onderdeel te vinden.
In het veld voor het bericht (7) kan je vervolgens de notitie, vraag of actiepunt omschrijven. Het is verstandig om elke vraag en actiepunt in een apart bericht te plaatsen en geen berichten te bundelen. Op die manier kan goed bijgehouden worden hoeveel berichten er nog niet afgehandeld zijn, terwijl als zaken gecombineerd worden een deel misschien wel gedaan is en een ander deel niet waardoor het hele bericht open blijft.
Druk op opslaan (8) om het bericht te plaatsen. De verantwoordelijke persoon zal in de dagelijkse update een melding krijgen dat er een persoonlijk bericht is. Daarnaast zal in zijn dashboard de teller bij het betreffende communicatie onderdeel oplopen.
Extra hulp nodig?
Wij helpen u graag.