Workflow communicatie

Vragen en actiepunten komen in een workflow terecht met een vraag-en-antwoord-spel. De bevraagde moet antwoorden om de status te wijzigen, wanneer het antwoord voldoende is kan de afzender de vraag afhandelen. Afgehandelde communicatie is niet meer aan te passen, maar wel altijd terug te lezen. Alle acties en wijzigingen worden bijgehouden in de actiegeschiedenis (1). Het totale overzicht is te downloaden als een .pdf bestand middels de export (2) knop rechts bovenaan de pagina.

Statussen

• Open – Een nieuwe vraag of actie heeft de status open.
• Urgent – Wanneer de einddatum is verstreken, wijzigt de status naar urgent.
• Antwoord – De communicatie krijgt deze status als er een antwoord gegeven is.
• Afgehandeld – Wanneer de verzender tevreden is met het antwoord kan hij de vraag of actie afhandelen.

Acties

• Communicatie aanmaken – Wanneer een nieuwe vraag of actiepunt wordt geplaatst is de status (3) open.
• Bewerken – De afzender kan zijn bericht of onderwerp altijd nog aanpassen, de einddatum veranderen of een bijlage toevoegen met de knop bewerken (4). Wijzigingen worden altijd bijgehouden in de actiegeschiedenis (1).
• Antwoorden – De ontvanger van het bericht kan de vraag beantwoorden (5) of een actiepunt markeren als afgehandeld met een bericht. Eventueel kan ook hierbij een bijlage geplaatst worden om zaken te verhelderen. Niet alleen de ontvanger, maar ook medewerkers van hetzelfde bedrijf mogen antwoorden. De status zal wijzigen naar antwoord.
• Doorsturen – Zowel de afzender als de ontvanger kunnen de vraag of actie ook doorsturen (6) aan iemand anders omdat zij bijvoorbeeld van mening zijn dat iemand anders het bericht moet afhandelen. De ontvanger kan bijvoorbeeld de vraag doorspelen naar een collega of de afzender kan bedenken dat iemand anders misschien het antwoord heeft.
• Geïnformeerd – Gebruikers kunnen zichzelf toevoegen (7) als geïnformeerde. Het communicatie onderdeel wordt nu toegevoegd aan het betreffende overzicht in het persoonlijke dashboard.
• Reacties – Iedere gebruiker met toegang tot het project kan een reactie geven (8) op een bericht, ook als de vraag niet aan hem gesteld is. Op die manier kan er aanvullende informatie komen van iemand die niet bij het bericht betrokken is.
• Afhandelen – Nadat de vraag of actie beantwoord is, dient de afzender het punt nog af te handelen. De status zal wijzigen naar afgehandeld. Nadat een vraag of actie is afgehandeld kan er niets meer gewijzigd worden.