Documenten

Uploadlijst

By April 5, 2018 No Comments

Bij het uploaden van documenten vraagt BIMlink om documentdetails, deze kunnen middels een speciale uploadlijst automatisch ingevuld worden. In deze lijst wordt de bestandsnaam gekoppeld aan de documentdetails. Door deze uploadlijst samen met de bestanden te uploaden kunnen de gegevens overgenomen worden.

Uploadlijst maken

De meeste teken- en modelleerpakketten hebben de mogelijkheid om de gegevens uit de onderhoek van een tekening in een Excel-bestand te zetten. Soms is het even wat werk om dat in te stellen, maar het scheelt een berg tijd bij het uploaden van bestanden. Bovenal zorg je ervoor dat de informatie die op BIMlink staat, altijd exact overeenkomt met de informatie uit de onderhoek. Door deze werkwijze te hanteren worden tikfouten bij het invullen van de documentdetails ook uitgesloten.

Download een voorbeeld Excel bestand hier.

Uploadlijst gebruiken

Sleep de Excel-documentenlijst als eerste in het uploadvenster en daarna je bestanden. Op basis van de bestandsnaam worden de gegevens uit het Excel-bestand bij de juiste documenten ingevuld.

De spelregels

Het gebruik van een documentenlijst heeft wel wat spelregels. Zo wordt het Excel-bestand slechts eenmalig uitgelezen zodra het wordt geüpload en daarna verwijderd. Je kan het bestand dus niet hergebruiken en het moet elke keer opnieuw als eerste geplaatst worden bij het uploaden van documenten.

Aan de kolommen in het Excel-bestand worden ook wat eisen gesteld:

  1. Bij het uploaden van een Excel-bestand wordt de inhoud geanalyseerd en wordt het bestand alleen als documentenlijst herkent als er op één regel (de kopregel) de volgende waardes staan:
    1. bestandsnaam
    2. documentnummer
    3. fase
    4. status
  2. Om een bestand te kunnen opslaan zijn ook de volgende waardes vereist, dus het is handig die ook meteen mee te nemen in de documentenlijst:
    1. documentdatum
    2. omschrijving of omschrijving1
    3. wijzigingsnummer of versienummer
    4. producent
  3. Verder zijn er nog een aantal optionele velden die ook uitgelezen en opgeslagen worden bij het document:
    1. omschrijving2
    2. omschrijving3
    3. schaal
    4. papierformaat
    5. bouwdeel
    6. discipline
    7. wijzigingsdatum
    8. wijzigingsomschrijving

De volgorde waarin de kolommen staan en de opmaak van de cellen maken niet uit. Ook heeft alles boven de kopregel geen invloed op de werking van het importeren. Zet daar dus gerust de projectnaam, je contactgegevens en je bedrijfslogo neer. We hebben geprobeerd iets te maken dat zo goed mogelijk aansluit op documentenlijsten die je misschien al binnen je organisatie gebruikt.

Extra hulp nodig?

Wij helpen u graag.