Bij het uploaden van documenten vraagt BIMlink om documentdetails, deze kunnen middels een speciale uploadlijst automatisch ingevuld worden. In deze lijst wordt de bestandsnaam gekoppeld aan de documentdetails. Door deze uploadlijst samen met de bestanden te uploaden kunnen de gegevens overgenomen worden.
Uploadlijst maken
De meeste teken- en modelleerpakketten hebben de mogelijkheid om de gegevens uit de onderhoek van een tekening in een Excel-bestand te zetten. Soms is het even wat werk om dat in te stellen, maar het scheelt een berg tijd bij het uploaden van bestanden. Bovenal zorg je ervoor dat de informatie die op BIMlink staat, altijd exact overeenkomt met de informatie uit de onderhoek. Door deze werkwijze te hanteren worden tikfouten bij het invullen van de documentdetails ook uitgesloten.
Via de knop ondersteuning (1) is altijd de nieuwste versie van de uploadlijst te downloaden (2).
De spelregels
Het gebruik van een documentenlijst heeft wel wat spelregels. Zo wordt het Excel-bestand slechts eenmalig uitgelezen zodra het wordt geüpload en daarna verwijderd. Je kan het bestand dus niet hergebruiken en het moet elke keer opnieuw samen met de bestanden worden geupload. Wanneer de uploadlijst voldoet aan de onderstaande eisen wordt deze correct uigelezen:
- De bestandsnaam van de uploadlijst bevat het woord “uploadlijst”. Er mag tekst voor of achter geplaatst worden.
- De bestandsextensie is .xlsx.
- Gebruik dezelfde kolomnamen als in het voorbeeld.
- Deze kolomnamen moeten altijd op de 4e regel van het excel bestand staan.
- De volgorde van de kolommen maakt niet uit, dit mag dus aangepast worden t.o.v. het voorbeeld.
- Regels 1 t/m 3 worden niet uitgelezen, hier mogen projectgegevens, logo’s of eigen toelichtingen geplaatst worden.
- Iedere regel met een documentnummer wordt als een bestand gezien. Plaats tussenkopjes dus niet in deze kolom.
- In de kolom bestandsnaam moet ook de bestandsextensie staan, bijvoorbeeld: tekening.pdf
- De inhoud van cellen moet een exacte match zijn met de ingestelde metadate op BIMlink.
Bij het uploaden zoekt BIMlink de bestandsnamen op in de uploadlijst. Alleen de bestanden die samen met de uploadlijst worden geupload worden dus uitgelezen. De uploadlijst mag dus extra regels voor andere bestanden bevatten, deze worden niet uigelezen. Wel meldt BIMlink dat dit bestand niet gevonden is.
De uploadlijst mag extra informatie bevatten en kan opgemaakt worden met bijvoorbeeld kleuren en tussenkopjes. Zorg ervoor dat deze informatie altijd in een eigen kolom staat, die niet door BIMlink wordt uitgelezen.
Extra hulp nodig?
Wij helpen u graag.