Controletaken maken deel uit van een controleronde. Een controleronde is van toepassing op een specifieke documentversie en kan meerdere controletaken bevatten. Een nieuwe controletaak krijgt de status open. Afhankelijk van de deadline en of een taak is afgehandeld door de verantwoordelijke gebruiker, krijgt de taak één van de onderstaande statussen:
- Open: taak staat open en is nog niet gecontroleerd.
- Urgent: de deadline van de controleronde is verstreken. Uitkomst van controleronde kan niet meer worden beïnvloed. Zolang de volgende stap in de workflow nog niet afgehandeld is, staan we toe om nog een opmerking te maken.
- Gecontroleerd: controletaak is afgehandeld met of zonder opmerkingen.
- Gecontroleerd (te laat): controletaak is afgehandeld terwijl deze urgent was. Het resultaat is dus niet meegeteld in de beoordeling of er wel of geen opmerkingen waren binnen de gehele controleronde. Maar de eventuele opmerkingen kunnen wel op BIMlink worden geplaatst.
- Gecontroleerd (terwijl geannuleerd): taken die geannuleerd zijn kunnen nog wel afgehandeld worden, maar aangezien de workflow is geannuleerd heeft het geen effect meer.
- Niet gecontroleerd: een taak die niet gecontroleerd is voordat de volgende stap in de workflow afgerond is.
- Geannuleerd: wanneer er een nieuwe documentversie geplaatst is, wordt de huidige actieve workflow en alle taken geannuleerd.
Dashboard
Als er controletaken open staan binnen een project, worden deze zichtbaar in het dashboard.
- Open: alle open en urgente controletaken.
- Urgent: alle controletaken waarvan de deadline is verstreken.
- Voltooid: voltooide controletaken.
- Verantwoordelijk: open of urgente controletaken waar jij hoofdelijke verantwoordelijk voor bent.
- Eigenaar: open of urgente controletaken op documenten waar jouw bedrijf auteur van is.
Door op één van deze tellers te klikken, wordt het overzicht van controletaken in de communicatiemodule geopend, met de betreffende filters geactiveerd.
Controletaak afhandelen
Een open controletaak kan alleen door de verantwoordelijke gebruiker of zijn collega’s worden afgehandeld met één van de twee opties:
- Geen opmerkingen
- Met opmerkingen
In het overzicht van controletaken (1) zien de verantwoordelijken de knop ik heb geen opmerkingen (2), waarmee een taak gelijk afgehandeld kan worden zonder opmerkingen. De detailpagina van een controletaak kan worden geopend via het nummer (3) van de controletaak.
Op deze detailpagina van een controletaak is ook de knop ik heb opmerkingen (1) beschikbaar waarmee een bestand met opmerkingen geplaatst kan worden. Na het kiezen van een bestand (2), wordt de taak afgehandeld met opmerkingen door uploaden (3) te kiezen.
Meerdere controletaken afhandelen
Vanuit het overzicht controletaken zijn de te controleren documenten te eenvoudig te downloaden. Kies het filter ik ben verantwoordelijk (1) of mijn bedrijf is verantwoordelijk om alleen de juiste taken te filteren. Selecteer (2) alle of alleen de gewenste controletaken en download (3) deze vervolgens. Er wordt een .zip bestand gegenereerd met alle te controleren documenten.
De documenten hebben een speciale bestandsnaam waar een unieke code in staat, wijzig deze bestandsnaam niet. Door deze code kan BIMlink herkennen bij welke controletaken de bestanden horen. Open de bestanden en voeg eventueel commentaar toe aan het document. Vervolgens kunnen dezelfde bestanden, met de speciale code in de bestandsnaam, worden geüpload met de knop gecontroleerde documenten plaatsen (4). Na uploaden volgt er een scherm waarin wordt bevestigd welke controletaken zijn afgerond.
Extra hulp nodig?
Wij helpen u graag.