Workflows zijn bedoeld om de diverse processen binnen een project te vertalen naar een automatische workflow. Een ingestelde workflow start als er een nieuw document wordt geplaatst dat voldoet aan de vooraf gestelde eisen. Er zijn standaard blokken voor diverse acties, waaronder controlerondes, goedkeuren, stempelen en notificaties. De volgorde, deadlines en voorwaarden van de stappen kan per workflow ingesteld worden. De workflow zal vervolgens automatisch de voortgang bewaken en alle taken coördineren.
Controleronde
Een controleronde heeft de volgende eigenschappen:
- Omschrijving: omschrijving van de controleronde, enkel ter referentie.
- Verantwoordelijk: één of meer gebruikers. Per verantwoordelijke persoon wordt een controletaak aangemaakt. Collega’s van hetzelfde bedrijf kunnen elkaars controletaken afronden, maar er is dus altijd één gebruiker hoofdelijk verantwoordelijk.
- Termijn: aantal dagen dat de controleronde open staat. De deadline van deze taak wordt bepaald aan de hand van de termijn.
Na de termijn wordt de uitkomst van de controletaken binnen de controleronde geëvalueerd en wordt de volgende stap in de workflow gestart. Een controleronde heeft twee uitkomsten:
- Geen opmerkingen: op geen van de controletaken zijn opmerkingen geplaatst. Taken die niet binnen de termijn zijn afgehandeld tellen ook als geen opmerking. De controleronde wacht dus niet totdat alle taken zijn afgehandeld.
- Opmerkingen: op één of meerdere controletaken zijn opmerkingen geplaatst (binnen de termijn).
Beoordeling
Een beoordeling heeft de volgende eigenschappen:
- Omschrijving: omschrijving van beoordelingstaak, enkel ter referentie.
- Verantwoordelijk: de gebruikers die gemachtigd worden om de beoordeling uit te voeren. Ieder van deze personen kan de beoordeling afhandelen. Wie het eerst komt, die het eerst maalt. Per beoordeling wordt er dus maar één beoordelingstaak aangemaakt.
- Termijn: het aantal dagen dat de beoordeling open staat, na de termijn wordt de beoordelingstaak urgent, maar de workflow gaat pas verder als de taak is afgehandeld.
In tegenstelling tot de controleronde, wordt een beoordeling pas geëvalueerd als de taak is afgehandeld. De termijn dient enkel ter informatie. Een beoordeling heeft twee uitkomsten:
- Goedgekeurd: de beoordeling was positief.
- Afgekeurd: de beoordeling was negatief, eventueel kan er een toelichting in de vorm van tekst of een bijlage geplaatst worden.
Stempel
Met dit blokje wordt er een stempel geplaatst op het document. Er kan worden gekozen uit één van de documentstempels uit het account.
Notificatie
Een notificatie stuurt een BIMlink notificatie naar de geselecteerde ontvangers. Deze notificatie wordt per email verzonden, maar wordt ook opgeslagen in het persoonlijk dashboard van de gebruiker. Per document in een workflow wordt er een aparte notificatie gestuurd.
- Onderwerp: het onderwerp van het bericht, ook het onderwerp van de email die verstuurd wordt.
- Ontvangers: de gebruikers die de notificatie ontvangen.
- Bericht: een tekstuele toelichting
Extra hulp nodig?
Wij helpen u graag.